Pracovala jsem dlouhá léta jako virtuální asistentka.
Co mí klienti oceňovali nejvíce? Schopnost nastavit a dodržovat systém tak, aby jejich podnikání hladce plynulo. A také důraz na vzájemnou nezávislost.
Na začátku spolupráce jsme si popovídali o jejich práci, co a jak dělají a společně dle toho sepisovali postupy. Krok za krokem, vložila jsem odkazy na související podklady, sepsala seznam nástrojů, kde je nutné vytvořit přístupy atd. Postupně, jak se objevovaly nové situace, jsem tyto “návody” doplňovala. Tudíž jsem se např. po půl roce, když se daná situace opakovala, nemusela znovu ptát na řešení.
Tím jsem vybudovala nezávislost – díky těmto dokumentům jsem byla snadno nahraditelná (ve smyslu vykonávání samotné práce). Přesto mě nenahrazovali, a to díky individuálním kvalitám (proaktivita, pozitivní přístup a povzbuzování ve chvílích nejistoty, spolehlivost…).
Pokud najmete externistu a dáte mu přesný postup kroků, které má dělat a současně mu dodáte všechny podklady, které k tomu potřebuje, je to maximálně efektivní pro obě strany.
Jak to funguje v praxi?
Jakmile přijde podnět, spustí se u asistentky sled následujících kroků. Je to totéž co automatizace, ale s lidským prvkem. 😉 Nejlepší je, že některým lidem rutinní práce maximálně vyhovuje a proto je skvělé se vzájemně doplnit.
Velmi zjednodušený příklad – evidence dokladů
Podnět – přijde faktura
Práce asistentky:
- zaeviduje fakturu do fakturačního systému dle návodu co je třeba vyplnit
- přejmenuje doklad dle čísla ve fakturačním systému
- uloží do příslušné složky s názvem daného měsíce a roku
- na nový měsíc vytvoří novou složku
- porovná s výpisem z účtu a dohledá chybějící faktury
- na konci měsíce vyexportuje doklady v příslušném formátu a zašle to účetní
- uloží výpisy z účtu a pošle je účetní
… a to jsou věci které je nutné udělat, ale fungují automaticky bez pozornosti klientky.
Jaké výhody mají připravené postupy pro asistentky?
Předvídatelnou práci, kterou si do značné míry mohou samy organizovat. Přesně vědí, co se od nich očekává a na tom, zda práci udělají ráno nebo večer, v mnoha případech nezáleží. Je zde určitá flexibilita. Nahlédnou pod pokličku v oborech, které je zajímají (pokud si správně vyberou klienta) a získají skvělou praxi. To vše bez nutnosti plánovat schůzky a telefonáty s klienty (maminky malých dětí pochopí). Případné akutní odchylky či nejasnosti jdou rychle vyřešit přes chat, obvykle ale je komunikace přes Trello či jiný nástroj dostačující.
Takže jak získat maximum ze vzájemné spolupráce?
Sepište postupy a předejte zodpovědnost za jejich plnění své úžasné asistentce.
Nevíte, co vše a jak sepsat, jak nastavit potřebné přístupy a systém předávání práce?Ještě nemáte ve svém podnikání anděla v podobě asistentky?
Napište mi, otevřu vám dveře k harmonickému podnikání, ve kterém administrativní záležitosti hladce plynou a kterým již nebudete muset věnovat pozornost.